Nawyk 3: Planowanie prac
W wybranym dniu każdego tygodnia (np. w niedzielę po południu lub w poniedziałek rano) zastanówmy się, jakie cele chcemy osiągnąć w najbliższym tygodniu. Zacznijmy od ustalania 4-6 celów na tydzień.
Powiązane wiadomości
Jeśli nasz cel wymaga miesięcy pracy, podzielmy go na kilka(naście) celów bieżących (dziennych lub tygodniowych). Następnie umieśćmy nasze cele w tygodniowym harmonogramie prac. Prace nad nimi warto podzielić na 1-2-godzinne bloki i zarezerwować dla nich czas w naszym kalendarzu.
Jeśli już nasze najważniejsze cele są umieszczone w kalendarzu, możemy wokół nich umieścić inne zadania. Kluczowe dla naszej efektywności jest to, aby zarezerwować czas na najważniejsze dla nas tematy, dzięki czemu mniej ważne sprawy nie rozbijają naszego dnia pracy.
Każdego dnia ustalmy 1-3 najważniejsze cele dzienne i wpiszmy je na naszą listę zadań do wykonania. Bardzo często będą one zbieżne z naszymi celami tygodniowymi, ale dzienne planowanie pozwala uwzględnić w naszych planach nowe zadania, które powinniśmy wykonać, a które wynikły nagle w ciągu tygodnia.
Dzień zaczynajmy właśnie od wykonania tych zadań. Jeśli zaplanujemy je na popołudnie, inne rzeczy pojawiające się w ciągu dnia mogą uniemożliwić ich wykonanie i skutecznie odsuwać ich realizację w czasie.
Nawyk 4: Wykonywanie zadań
Czas przejść do efektywnej realizacji naszych zadań, co jest kluczowym nawykiem w całym systemie Zen To Done.
Najważniejsza zasada to wybranie jednego zadania i praca w danym czasie tylko i wyłącznie nad nim. Tendencja do pracy nad kilkoma zadaniami na raz, choć powszechna, nie sprzyja naszej efektywności. Przed przystąpieniem do pracy wyeliminujmy z naszego otoczenia wszystkie dystraktory – zamknijmy skrzynkę e-mail, wyłączmy telewizor, telefon, a jeśli to możliwe, nawet przeglądarkę internetową.
Nawyk 5: Tworzenie prostych list zadań
Metoda Zen To Done sugeruje, aby listy zadań, które tworzymy, były tak proste, jak to tylko możliwe. Nie ma sensu tworzyć skomplikowanych systemów i próbować na siłę używać zupełnie nowych narzędzi. Większość z nas nie potrzebuje wyrafinowanych programów do planowania zadań. Wystarczy kartka papieru lub kalendarz, w którym zapiszemy nasze zadania, oraz determinacja, aby je wykonać.
Nawyk 6: Organizacja
Nawyk ten sugeruje, aby wszystkie nowe pomysły, zadania i informacje trafiały zawsze w jedno miejsce. Stamtąd, zgodnie z nawykiem drugim, decydujemy, co z nimi zrobić. Istotą tego przyzwyczajenia jest błyskawiczne podejmowanie decyzji, aby niezaplanowane i nieposzeregowane zadania się nie kumulowały. Dzięki nawykowi szóstemu nasze biurko i umysł pozostają czyste, a my możemy skupić się na pracy.
Nawyk 7: Systematycznie przeglądanie celów
Co najmniej raz w tygodniu zróbmy przegląd naszych celów i list zadań. Przeanalizujmy, jakie postępy w naszych celach długoterminowych udało nam się osiągnąć w poprzednim tygodniu oraz co powinniśmy zrobić w kolejnym, aby przybliżyć się do ich realizacji.
Raz w miesiącu poświęćmy więcej czasu na miesięczny przegląd celów, a raz do roku przeanalizujmy nasze cele średnio- i długoterminowe. Warto zatrzymać się na chwilę, poświecić kilkanaście lub kilkadziesiąt minut na zastanowienie się, co chcemy osiągnąć w naszym życiu zawodowym lub prywatnym.
Systematyczne przeglądy pozwalają lepiej panować nad naszymi postanowieniami oraz elastycznie dostosowywać plany do zmieniających się priorytetów.
