Nawyk 8: Upraszczanie
Zredukujmy liczbę stawianych celów i planowanych zadań do tych najważniejszych i niezbędnych. Próba wykonania wszystkich zadań w krótkim czasie może zakończyć się przeciążeniem i w konsekwencji zniechęceniem do ich wykonania.
Powiązane wiadomości
Spójrzmy na listę naszych zadań i zobaczmy, czy możemy ją uprościć. Na początek usuńmy z niej wszystkie elementy, które nie są dla nas konieczne do wykonania, abyśmy mogli skupić się tylko na tych najważniejszych. Jeśli czas pozwoli – zrealizujemy także te mniej istotne. Upewnijmy się też, czy nasze zadania są zbieżne z celami długoterminowymi. Analizujmy to przy okazji każdego przeglądu naszych celów (patrz: Nawyk 7).
Nawyk 9: Narzucanie procedur
Jeśli nieustrukturyzowany system jest dla nas mało skuteczny, możemy narzucić sobie określone procedury. Powinny one, szczególnie w początkowym okresie wdrażania systemu, zmusić nas do wykonania określonych czynności. Po kilku tygodniach przejdą w rutynę, niczym mycie zębów czy poranna kawa.
Przykładowo poranna procedura może obejmować przegląd kalendarza i celów na nowy dzień (lub określenie ich), poranne ćwiczenia fizyczne oraz wykonanie najważniejszego celu dziennego. Istotne jest, aby nie wybiegać poza ustalone zadania, zanim nie zakończymy naszej procedury.
Nagrodą będzie dobre samopoczucie i wysoka wydajność przez resztę czasu pracy. Czyż nie cudownie byłoby móc wykonać wszystkie powyższe zadania przed dziewiątą rano? Trudno o lepszy początek dnia.
Nawyk 10: Odkrywanie pasji
Szukajmy zajęć, które będą nas pasjonowały. Mimo że wymieniony jako ostatni, może to być nasz najważniejszy nawyk. Jeśli nasza praca jest równocześnie naszą pasją, nie będziemy jej odkładać, ponieważ jej wykonywanie będzie dawało nam przyjemność.
Szukajmy pasji w naszych obowiązkach lub celach, które sobie stawiamy. Jeśli nam się to uda, wykonywanie zadań z naszej listy może stać się nie obowiązkiem, a czystą przyjemnością.
Prostsza alternatywa – Minimal Zen To Done
Dla części z nas wdrażanie dziesięciu nowych nawyków może być przytłaczające i zbyt skomplikowane. Właśnie dlatego powstała prostsza alternatywa motody Zen To Done.
Według niej wystarczy wdrożyć cztery kluczowe nawyki, które znacząco zwiększą naszą produktywność. System jest tak prosty, że wymaga zaledwie dwóch narzędzi: notesu i długopisu.
1. Gromadzenie – nośmy przy sobie notes i zapisujmy wszystkie pomysły, zadania lub inne informacje, które pojawiają się w naszej głowie w najmniej spodziewanym momencie. Przelejmy je natychmiast na papier, aby o nich nie zapomnieć.
2. Przetwarzanie – każdego dnia podejmujmy szybkie decyzje, co zrobić ze zgromadzonymi pomysłami.
3. Planowanie – wyznaczajmy kluczowe cele na każdy tydzień oraz dzień. Zacznijmy je wykonywać z samego rana, aby mieć pewność, że zostaną wykonane w terminie.
4. Działanie – wykonujmy zawsze tylko jedno zadanie w danym czasie. Wyeliminujmy wszystkie dystraktory, które odwracają naszą uwagę od pracy.
Twórcą Zen to Done jest amerykański bloger i publicysta Leo Babauta, znany głównie z prowadzenia popularnego blogu www.zenhabits.net. Metoda została szczegółowo opisana w książce „ZEN TO DONE. The ultimate simple productivity system”.
Metodologia ta została stworzona na bazie bardziej złożonej metodyki Getting Things Done, której autorem jest David Allen. Autor opisał ją w wydanej w 2011 roku książce „Getting Things Done. The Art of Stress-Free Productivity” (przetłumaczona także na język polski).
Paweł Regiec – dyrektor sprzedaży iComarch24
Artykuł pochodzi z magazynu Nowoczesne Zarządzanie nr 2/2012
Fot. Getty Images
